Section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La Section de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (SAIPRP) du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) est chargée d’appliquer la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour le compte du Service et de jouer le rôle de centre d’expertise dans ces domaines. Elle traite les demandes officielles présentées aux termes de ces lois, répond aux demandes de consultation reçues des autres institutions fédérales et s’occupe des plaintes déposées auprès des Commissaires à l’information et à la protection de la vie privée. La SAIPRP sensibilise aussi les employés aux dispositions des deux lois, leur offre une formation à ce sujet et, de façon générale, aide le Service à respecter ses engagements en matière d’ouverture et de transparence. Le chapitre sur le SCRS dans Info Source présente la liste de tous les fonds de renseignements du Service.

Liens connexes

• Commissaire à l’information du Canada
• Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
• Loi sur la protection des renseignements personnels
• Administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels - Rapport annuel 2011-2012
• Règlement sur la protection des renseignements personnels
• Loi sur l’accès à l’information
• Administration de la Loi sur l'accès à l'information - Rapport annuel 2011-2012
• Règlement sur l’accès à l’information
• Info Source

Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de protéger la vie privée des personnes relativement à leurs renseignements personnels. Elle vise aussi à régir la collecte, la conservation, l’utilisation et la communication de ces renseignements par le gouvernement fédéral en accordant aux personnes (y compris à celles qui se trouvent au Canada et qui ne sont ni des citoyens ni des résidents permanents) le droit de consulter les renseignements personnels les concernant.

Il n’y a pas de frais associés au traitement des demandes présentées aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il n’en coûte rien non plus pour faire une demande en vertu de cette loi.

Qui peut présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels?

• Tout citoyen canadien ou résident permanent et toute personne se trouvant au Canada peut présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Si vous êtes un citoyen canadien ou un résident permanent qui vit à l’étranger, une preuve de citoyenneté doit accompagner votre demande. Une copie de votre certificat de naissance ou de votre passeport suffit.

Remarque : Si vous n’avez pas le droit de présenter une demande aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez demander à un tiers ou à un représentant d’obtenir vos renseignements personnels en présentant une demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Un formulaire de consentement écrit autorisant le SCRS à communiquer vos renseignements personnels à votre représentant doit accompagner la demande.

Comment présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Conformément au paragraphe 13(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la demande de communication de renseignements personnels se fait par écrit auprès de l’institution fédérale de qui relèvent les renseignements. La demande doit contenir sur leur localisation des indications suffisamment précises pour que l’institution puisse les retrouver sans problèmes sérieux.

Pour traiter une demande présentée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le SCRS a besoin de l’information suivante :

• le nom au complet;
• la date de naissance (seulement dans le but d’établir l’identité de la personne);
• les fichiers de renseignements personnels à consulter (d’après Info Source);
• une adresse où envoyer l’information;
• une signature originale (nous ne pouvons pas traiter les demandes envoyées par télécopieur ou par courrier électronique puisqu’elles ne contiennent pas la signature originale).

Vous pouvez présenter votre demande soit en utilisant la Formule de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor, soit en rédigeant une lettre. Assurez-vous de fournir le plus de détails possible pour que les renseignements soient plus faciles à repérer. Si vous n’utilisez pas le formulaire officiel, vous devez mentionner que vous demandez les renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et que vous êtes un citoyen canadien ou un résident permanent ou que vous vous trouvez au Canada. La demande doit être envoyée à l’adresse suivante :

Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du SCRS
C. P. 9732, succursale T
Ottawa (Ontario)
K1G 4G4

Remarque : Les fichiers de renseignements personnels peuvent être désignés au moyen d’un nom ou d’un numéro. Pour plus d’informations sur la présentation d’une demande aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez consulter Info Source, une publication du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information donne aux citoyens canadiens et aux résidents permanents ainsi qu’aux personnes ou aux entreprises qui se trouvent au Canada le droit de consulter les documents qui relèvent d’institutions fédérales, peu importe le support sur lequel ils se trouvent. Bien que la Loi accorde le droit de consulter des documents existants, elle ne permet pas aux institutions de créer des documents ou de répondre à des questions précises à la suite d’une demande.

Des frais de traitement initiaux de 5 $ sont exigés pour les cinq premières heures de recherche et de préparation. Si la recherche prend plus de cinq heures, une estimation des frais applicables est effectuée et un relevé détaillant les coûts est envoyé au demandeur. Les frais de recherche et de préparation au-delà de la limite de cinq heures sont calculés au taux de 2,50 $ le quart d’heure. D’autres frais peuvent également être imposés au demandeur.

Qui peut présenter une demande aux termes de la Loi sur l’accès à l’information?

• Tout citoyen canadien ou résident permanent et toute personne, toute société et tout organisme qui se trouvent au Canada peuvent présenter une demande aux termes de la Loi sur l’accès à l’information.

Si vous ne respectez pas les critères d’admissibilité, vous pouvez demander à un tiers ou à un représentant de présenter une demande. S’il s’agit d’une demande de renseignements personnels, un formulaire de consentement écrit autorisant le SCRS à communiquer vos renseignements personnels à votre représentant doit accompagner la demande.

Si vous êtes un citoyen canadien ou un résident permanent qui vit à l’étranger, une preuve de citoyenneté doit accompagner votre demande. Une copie de votre certificat de naissance ou de votre passeport suffit.

Comment présenter une demande aux termes de la Loi sur l’accès à l’information

Vous pouvez présenter votre demande soit en utilisant la Formule de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor, soit en envoyant une demande écrite qui décrit les dossiers que vous cherchez et fournit le plus de détails possible pour que les renseignements soient plus faciles à repérer. Si vous n’utilisez pas le formulaire officiel, vous devez mentionner que vous demandez les renseignements en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et que vous êtes un citoyen canadien ou un résident permanent ou que vous vous trouvez au Canada. La demande doit être envoyée à l’adresse suivante :

Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du SCRS
C. P. 9732, succursale T
Ottawa (Ontario)
K1G 4G4

Pour que le SCRS puisse traiter une demande présentée aux termes de la Loi sur l’accès à l’information, les exigences suivantes doivent être respectées.

• Toutes les demandes doivent être faites par écrit.
• Bien qu’une signature originale ne soit pas nécessaire pour les demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, des frais de 5 $ doivent être versés avant le début du traitement de la demande.
• Les frais peuvent être payés par chèque ou mandat libellé au nom du receveur général du Canada.
• Le SCRS n’accepte pas les paiements par carte de crédit.
• Si vous demandez des renseignements personnels autres que les vôtres, vous devez inclure un formulaire de consentement signé par la personne concernée qui autorise le SCRS à vous communiquer ses renseignements personnels.

La demande doit être formulée en termes suffisamment précis pour permettre à un fonctionnaire expérimenté de l’institution de trouver le document sans problèmes sérieux.

Comment remplir une demande

Étant donné les coûts associés au traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, nous vous conseillons vivement de décrire aussi précisément que possible les renseignements que vous souhaitez obtenir, afin que nous puissions les trouver et les traiter dans les plus brefs délais. Pour maintenir les coûts au minimum, il convient de faire porter sa demande sur des documents précis (p. ex. une note de service ou une note d’information sur un sujet donné) qui ont été diffusés au cours d’une période donnée.

Le coût associé au traitement d’une demande et le temps qui y est consacré peuvent être sensiblement réduits en excluant une partie ou la totalité des documents suivants de la portée de votre demande :

• les documents provisoires;
• les duplicatas;
• les courriels;
• les documents en anglais s’ils existent en français;
• les documents qui proviennent d’une autre institution fédérale;
• les parties de documents qui ne se rapportent pas au sujet de la demande.

Vous pouvez séparer votre demande en soumettant des demandes distinctes. Les frais initiaux seront exigés pour chaque demande, mais en plus d’avoir droit à cinq heures de recherche gratuites, vous aurez la possibilité d’obtenir gratuitement les 125 premières pages concernant chaque demande.

Remarque : Aucune demande ambiguë ne sera traitée avant l’obtention de précisions. Assurez‑vous de fournir un numéro de téléphone où nous pouvons vous joindre pendant la journée ou une adresse électronique nous permettant de communiquer avec vous au besoin.

Principes sur l’assistance aux auteurs de demandes

Pour traiter votre demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information / Loi sur la protection des renseignements personnels, nous devons :

• Traiter votre demande sans tenir compte de votre identité.
• Offrir une aide raisonnable tout au long du processus de traitement de votre demande.
• Fournir des renseignements au sujet de la Loi sur l’accès à l’information / Loi sur la protection des renseignements personnels, notamment en ce qui concerne le traitement de votre demande et votre droit de porter plainte auprès du Commissaire à l’information du Canada / Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.
• Communiquer avec vous dans un délai raisonnable si des précisions sur votre demande sont requises.
• Faire tous les efforts raisonnables pour trouver et recueillir les documents demandés qui sont sous le contrôle de l’institution fédérale.
• Appliquer les exceptions aux documents demandés de façon précise et limitée.
• Fournir des réponses exactes et complètes.
• Communiquer en temps utile l’information demandée.
• Fournir, s’il y a lieu, les documents sur le support et dans la langue officielle demandés.
• Fixer un endroit approprié dans l’institution fédérale pour examiner l’information demandée.

Assistance aux auteurs de demandes

Comment déposer une plainte

Les demandeurs qui ne sont pas satisfaits de la réponse à la demande qu’ils ont présentée en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont le droit de déposer une plainte auprès du :

Commissariat à l’information du Canada  (Loi sur l’accès à l’information)
Place de Ville, Tour B
112, rue Kent, 7e étage
Ottawa (Ontario)  K1A 1H3
Numéro sans frais : 1-800-267-0441
Téléphone :613-995-2410
Télécopieur : 613-947-7294
ATS : 613-947-0388

Commissariat à la protection de la vie privée (Loi sur la protection des renseignements personnels)
112, rue Kent
Place de Ville
Tour B, 3e étage
Ottawa (Ontario)  K1A 1H3
Numéro sans frais : 1-800-282-1376
Téléphone : 613-947-1698
Télécopieur : 613-947-6850
ATS : 613-992-9190

Heures d’ouverture : du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30, heure de l’Est.

Avant de déposer une plainte, nous vous conseillons de communiquer avec nous afin que nous puissions soit rectifier la situation, soit vous fournir des précisions sur les raisons pour lesquelles les renseignements n’ont pu vous être communiqués.

Comment nous joindre

Service canadien du renseignement de sécurité
Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
C. P. 9732, succursale T
Ottawa (Ontario)  K1G 4G4
Numéro sans frais : 1-877-995-9903
Téléphone : 613-231-0107  
Télécopieur : 613-842-1271
Adresse électronique : ATIP-AIPRP@smtp.gc.ca